🎓 Aula 08 - Desenvolver um plano de comunicação

2.5. DESENVOLVER UM PLANO DE COMUNICAÇÃO: 

Desenvolver um plano de comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer projeto ou empresa. Ele permite estabelecer uma direção clara para a comunicação e garantir que todas as mensagens sejam coerentes e alinhadas aos objetivos da organização. Neste artigo, vamos discutir a importância de ter um plano de comunicação e fornecer orientações passo a passo para criar um que atenda às suas necessidades.

Aqui está um exemplo de como cada item do plano de comunicação poderia ser aplicado na construção de uma pequena casa:

1. Identificar os stakeholders:

➖ Dono da casa

➖ Engenheiro responsável pelo projeto

➖ Contratante da obra

➖ Fornecedores de materiais de construção

➖ Trabalhadores da construção

➖ Vizinhos próximos à construção

Responsabilidade pelo plano de comunicação

Em um projeto de construção civil, a responsabilidade pelo plano de comunicação pode variar dependendo da estrutura da equipe e do escopo do projeto. Em geral, é responsabilidade do gerente de projetos ou do engenheiro responsável liderar o desenvolvimento e a implementação do plano de comunicação. No entanto, a equipe de projetos em geral pode ser responsável por trabalhar em conjunto para definir os stakeholders, os canais de comunicação e as mensagens a serem transmitidas. É importante que todos os membros da equipe estejam cientes das expectativas e da necessidade de comunicação clara e eficiente para o sucesso do projeto.

Em geral, é responsabilidade do gerente de projetos ou do engenheiro responsável liderar o desenvolvimento e a implementação do plano de comunicação.

Stakeholder *	Canais de Comunicação	Mensagens	Frequência	Responsável
Dono da Casa	E-mail, Telefone	Status do Projeto, Pagamentos, Agendamento de Visita	Semanal	Engenheiro Responsável
Engenheiro Responsável	Reuniões presenciais, E-mail	Direcionamento do Projeto, Solução de Problemas Técnicos	Semanal	Engenheiro Responsável
Contratante da Obra	Reuniões presenciais, E-mail	Orçamento, Cronograma, Status do Projeto	Semanal	Engenheiro Responsável
Fornecedores de Materiais	E-mail, Telefone	Pedidos de Compra, Entregas, Pagamentos	Quando Necessário	Contratante da Obra
Trabalhadores da Construção	Reuniões presenciais, Painel de Avisos	Instruções de Trabalho, Segurança, Escala de Trabalho	Diário	Engenheiro Responsável
Vizinhos Próximos	Reuniões presenciais, Carta	Horários de Trabalho, Nível de Barulho, Segurança	Semanal	Engenheiro Responsável

* Stakeholder é uma pessoa, grupo ou organização que tem interesse ou impacto em um projeto, empresa ou iniciativa. Eles podem ser afetados pelos resultados da atividade ou ter o poder de influenciar o desenvolvimento ou o sucesso da mesma. Identificar os stakeholders é importante para garantir que todas as perspectivas sejam consideradas e que as necessidades de cada grupo sejam abordadas de maneira adequada na tomada de decisões e na implementação do projeto.

2. Determinar os requisitos de comunicação:

Determinar os requisitos de comunicação é importante em um plano de comunicação por vários motivos:

➖ O dono da casa precisa ser informado sobre o progresso da obra toda semana por meio de relatórios escritos ou reuniões presenciais

➖ O engenheiro responsável precisa ser informado diariamente sobre o progresso da obra por meio de relatórios escritos ou reuniões presenciais

➖ O contratante da obra precisa ser informado semanalmente sobre o progresso da obra por meio de relatórios escritos

➖ Os fornecedores de materiais de construção precisam ser informados sobre as necessidades de entrega de materiais com pelo menos 24 horas de antecedência por meio de e-mails ou telefonemas

➖ Os trabalhadores da construção precisam ser informados sobre as tarefas do dia todas as manhãs por meio de reuniões de briefing presenciais ou e-mails

➖ Os vizinhos próximos à construção precisam ser informados sobre o início e o término previstos da obra, bem como qualquer interrupção no tráfego ou barulho excessivo por meio de cartas ou panfletos.

Exemplos

➖ Reuniões semanais: Realizaremos uma reunião presencial ou por videoconferência toda segunda-feira para discutir o andamento da obra, identificar problemas e estabelecer prioridades.

➖ Grupo de WhatsApp: Será criado um grupo de WhatsApp exclusivo para o projeto, onde todas as partes envolvidas poderão compartilhar informações e fotos diariamente.

➖ Atualizações mensais por e-mail: Enviaremos atualizações mensais por e-mail com o progresso da obra e as próximas etapas.

➖ Comunicação clara e objetiva: Todas as comunicações relacionadas ao projeto devem ser claras, objetivas e transmitir as informações relevantes de maneira eficiente.

3. Desenvolver um calendário de comunicação:

Desenvolver um calendário de comunicação é importante para planejar, agendar e tornar consistente a comunicação entre as partes envolvidas, aumentando a transparência e eficiência.

Exemplos:

Aqui estão alguns exemplos de como um calendário de comunicação poderia ser desenvolvido em um plano de comunicação:

➖ Reuniões regulares com todas as partes envolvidas, sejam presenciais ou virtuais. Por exemplo, reuniões semanais com o gerente de projetos, diárias com o engenheiro responsável e mensais com o proprietário do projeto.

➖ Envio de relatórios escritos regulares, como relatórios semanais sobre o progresso da obra, relatórios mensais sobre o orçamento e relatórios trimestrais sobre o cronograma.

➖ Distribuição de atualizações por e-mail ou mensagem de texto para todas as partes envolvidas, incluindo informações sobre mudanças no cronograma, no orçamento e em outros aspectos críticos do projeto.

➖ Realização de reuniões de briefing diárias ou semanais com a equipe de construção para discutir o progresso, identificar problemas e alinhar expectativas.

➖ Comunicação clara e precisa com fornecedores e subcontratados, incluindo informações sobre entregas, prazos e outras necessidades específicas do projeto.

➖ Notificação prévia aos vizinhos e à comunidade local antes do início da obra e durante o curso da obra, para mantê-los informados sobre o progresso e mitigar quaisquer impactos na vizinhança.

Lembre-se que esse é apenas um exemplo geral, e o calendário de comunicação deve ser ajustado de acordo com as necessidades específicas do projeto.

4. Selecionar as ferramentas e meios de comunicação mais adequados:

➖ Reuniões presenciais ou videoconferências com o dono da casa

➖ Reuniões presenciais ou videoconferências com o engenheiro responsável

➖ Relatórios escritos enviados por e-mail para o dono da casa e o engenheiro responsável

➖ Relatórios escritos enviados por e-mail para o contratante da obra

➖ E-mails ou telefonemas para os fornecedores de materiais de construção

➖ Reuniões de briefing presenciais ou e-mails para os trabalhadores da construção

➖ Cartas ou panfletos enviados por correio para os vizinhos próximos à construção.

Exemplos:

Alguns exemplos de ferramentas e meios de comunicação adequados para um plano de comunicação incluem:

➖ Redes sociais: Facebook, Instagram, Twitter, etc.

➖ Site institucional

➖ E-mail marketing

➖ Anúncios online (Google AdWords, Facebook Ads)

➖ Boletins informativos

➖ Eventos presenciais ou virtuais

➖ Comunicação interna (intranet, reuniões, etc.)

➖ Conteúdo em vídeo (YouTube, vídeos institucionais)

➖ Relações públicas (imprensa, assessoria de imprensa)

A escolha das ferramentas e meios de comunicação adequados depende do público-alvo, objetivos e estratégias do plano de comunicação.

5. Desenvolver modelos de documentos de comunicação:

➖ Modelo de relatório de status enviado por e-mail para o dono da casa e o engenheiro responsável

➖ Modelo de relatório de status enviado por e-mail para o contratante da obra

➖ Modelo de e-mail para os fornecedores de materiais de construção

➖ Modelo de briefing para os trabalhadores da construção

➖ Modelo de carta ou panfleto para os vizinhos próximos à construção

Exemplos:

Alguns exemplos de modelos de documentos de comunicação que você pode desenvolver para o seu plano de comunicação incluem:

➖ Plano de mídia social: um documento que descreve a estratégia de presença nas mídias sociais, incluindo objetivos, público-alvo, frequência de postagem e tipos de conteúdo.

➖ E-mail marketing: um modelo de e-mail que possa ser personalizado para diferentes campanhas de e-mail marketing, incluindo layout, imagens e conteúdo.

➖ Comunicado de imprensa: um modelo de comunicado de imprensa que possa ser usado para divulgar notícias importantes, incluindo estrutura, linguagem e detalhes de contato da imprensa.

➖ Boletim informativo: um modelo de boletim informativo que possa ser personalizado com informações atualizadas sobre a empresa ou organização, incluindo layout, imagens e seções específicas.

➖ Convocatória para eventos: um modelo de convite para eventos presenciais ou virtuais, incluindo detalhes do evento, instruções de inscrição e informações de contato.

Estes são apenas alguns exemplos, e você pode criar outros modelos de documentos de comunicação de acordo com as necessidades do seu plano de comunicação.

6. Testar o plano de comunicação:

➖ Realizar uma reunião de teste com o dono da casa para garantir que as informações estejam sendo compreendidas corretamente

➖ Realizar uma reunião de teste com o engenheiro responsável para garantir que as informações estejam sendo compreendidas corretamente

➖ Enviar um relatório de teste para o contratante da obra e solicitar feedback

➖ Entrar em contato com os fornecedores de materiais de construção para garantir que as informações de entrega estejam sendo compreendidas corretamente

➖ Realizar uma reunião de briefing de teste com os trabalhadores da construção para garantir que as tarefas estejam sendo compreendidas corretamente

➖ Enviar uma carta ou panfleto de teste aos vizinhos próximos à construção e solicitar feedback.

Exemplos:

Alguns exemplos de maneiras de testar o seu plano de comunicação incluem:

➖ Enquete de feedback: Envie uma enquete ao seu público-alvo para avaliar a eficácia da sua mensagem e identificar pontos de melhoria.

➖ Análise de métricas: Monitore métricas, como cliques em links, taxa de abertura de e-mails, engajamento nas mídias sociais, e avalie se eles atingiram os objetivos estabelecidos.

➖ Testes A/B: Teste diferentes versões de uma mensagem ou campanha para identificar a abordagem mais eficaz.

➖ Grupos de teste: Envolva um pequeno grupo de participantes para testar sua mensagem ou campanha e obter feedback sobre sua eficácia.

➖ Monitoramento de comentários: Acompanhe as respostas e comentários do seu público-alvo nas mídias sociais e outras plataformas de comunicação para identificar pontos de melhoria.

Estes são apenas alguns exemplos, e você pode encontrar outras maneiras de testar o seu plano de comunicação de acordo com as necessidades específicas do seu plano e público-alvo.

Em conclusão, um plano de comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de um projeto. Ele permite que todas as partes interessadas estejam informadas e envolvidas, ajudando a garantir que as metas sejam alcançadas de maneira eficiente e eficaz. É importante definir objetivos claros, identificar o público-alvo, escolher as melhores estratégias e canais de comunicação e monitorar continuamente o sucesso da comunicação. Ao seguir esses passos, você pode ter certeza de que sua equipe e todos os envolvidos no projeto estão trabalhando juntos de maneira coesa para alcançar o sucesso.

É importante definir objetivos claros, identificar o público-alvo, escolher as melhores estratégias e canais de comunicação e monitorar continuamente o sucesso da comunicação.

Sérgio Magalhães

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