Aprenda a utilizar os campos personalizados no Primavera. As UDFs

Nesta aula, vamos explorar uma funcionalidade avançada do Primavera chamada UDF (User Defined Fields), ou Campos Definidos pelo Usuário. Essa ferramenta permite que você crie colunas e campos personalizados no Primavera, adaptando o software às necessidades específicas do seu projeto. Com os UDFs, você consegue ter um controle mais detalhado das atividades, tornando a gestão do cronograma mais eficiente e precisa. Vamos aprender como criar esses campos, definir seus tipos e utilizá-los de maneira prática para organizar e monitorar as atividades do projeto de forma ainda mais eficaz.

O que são Campos Definidos pelo Usuário (UDF)?

UDFs são campos personalizados que você pode adicionar ao Primavera para registrar informações adicionais nas atividades, além dos campos padrão que o sistema já oferece. Esses campos permitem uma maior flexibilidade, possibilitando o acompanhamento de detalhes específicos que o seu projeto possa requerer, como indicadores de atenção, justificativas para atrasos ou até informações específicas que sejam relevantes para a sua equipe. Esses campos são extremamente úteis para adaptar o software às demandas únicas do seu projeto, evitando que informações importantes fiquem dispersas ou fora do sistema principal de gestão.

Os UDFs podem ser utilizados em diversos contextos, como para categorizar atividades com características particulares, registrar métricas adicionais que não estão disponíveis nos campos padrão, ou até mesmo criar uma visualização personalizada dos dados do seu projeto. Por exemplo, em um projeto de construção, você pode criar um campo para registrar o responsável pela execução de cada atividade, ou para sinalizar se há algum risco associado ao cumprimento do prazo de determinada tarefa.

User-defined fields permitem que você adicione seus próprios campos personalizados e valores ao banco de dados do projeto. Por exemplo, você pode acompanhar dados adicionais da atividade, como datas de entrega e números de pedidos de compra, ou dados relacionados a recursos e custos, como lucro, variações e orçamentos revisados.

Passo a Passo para Criar um UDF

Para criar um UDF, siga estes passos:

1. Acesse o menu Enterprise no Primavera, onde estão localizadas diversas opções administrativas.
2. Identifique a tabela onde deseja criar o campo. No Primavera, você pode criar UDFs em diferentes tabelas, sendo a mais comum a tabela de atividades, mas também é possível criá-los nas tabelas de projetos, recursos ou WBS.
3. Escolha a opção para adicionar um novo campo (UDF) e dê um nome para ele. Por exemplo, você pode chamar de "Indicador" se for um campo visual para sinalizar status ou condições especiais.
4. Defina o tipo de dado que esse campo irá armazenar (como veremos na próxima seção).

Depois de criar os campos definidos pelo usuário, você pode realizar todas as seguintes tarefas:

• Exibir campos definidos pelo usuário em colunas de visualizações de tabelas e, em seguida, inserir ou selecionar dados nas colunas. Por exemplo, se você adicionar um campo definido pelo usuário na área de atividades, poderá exibi-lo como uma coluna na Tabela de Atividades (janela Atividades).
• Nota: Você só pode criar colunas para um UDF no layout da área onde o UDF foi criado. Por exemplo, se você criar um UDF chamado "Número do Pedido de Compra" na área de Despesas do Projeto, o UDF "Número do Pedido de Compra" só poderá ser visualizado no layout de Despesas.
• Agrupar, classificar e filtrar dados por campos definidos pelo usuário. Para agrupar e classificar com base nos UDFs, clique em View, Group and Sort. Para filtrar dados com base em um UDF, selecione View, Filters.

Esse processo permite a criação de campos personalizados que podem ser úteis para monitorar diferentes aspectos das atividades do seu projeto. Você pode criar quantos UDFs forem necessários para atender às especificidades do seu cronograma, garantindo uma maior riqueza de informações e controle mais granular.

Dicas para Organização dos UDFs

Uma dica útil ao criar UDFs é padronizar os nomes para facilitar a organização e a localização dos campos criados. Por exemplo, você pode começar o nome dos seus UDFs com um símbolo específico, como "#", uma abreviação própria ou um prefixo relacionado ao seu projeto. Isso ajuda a manter todos os UDFs criados por você agrupados e evita confusão com os campos padrão ou outros campos UDF já existentes no sistema. A padronização é essencial, principalmente em projetos maiores, onde muitos campos personalizados podem ser criados, e a falta de um padrão claro pode dificultar o trabalho de toda a equipe.

Outra dica é definir um guia de nomenclatura para a sua equipe, garantindo que todos sigam um padrão coerente. Isso facilitará a identificação dos UDFs criados por cada pessoa e permitirá uma melhor organização das informações. Além disso, os UDFs devem ser revisados periodicamente para verificar se continuam sendo úteis ou se podem ser removidos ou substituídos por outros que sejam mais relevantes para a fase atual do projeto.

Escolhendo o Tipo de Dado do UDF

Após criar um UDF, você deve definir o tipo de dado que ele irá armazenar. Escolher o tipo de dado correto é crucial para garantir que o campo seja utilizado de forma eficiente. As opções disponíveis incluem:

• Text : Ideal para descrições ou anotações. Por exemplo, você pode usar um campo de texto para registrar uma observação sobre uma atividade ou para adicionar um comentário do responsável pelo cronograma.
• Cost: Para campos que envolvam valores monetários, como custos adicionais ou ajustes financeiros específicos de uma atividade.
• Start Date e Finish Date: Para registro de datas específicas, como datas estimadas de conclusão ou datas de inspeção de qualidade.
• Indicator: Um ícone visual para destacar atividades. Esse tipo de dado é especialmente útil para categorizar atividades de acordo com o seu status, utilizando ícones como verde (concluído), amarelo (atenção) e vermelho (atraso).
• Integer e Number: Para valores numéricos simples ou detalhados. Campos numéricos são úteis para registrar informações como quantidade de recursos, número de funcionários necessários ou o percentual de avanço físico de uma atividade.

 

Por exemplo, se você deseja apenas destacar uma atividade com um ícone, pode escolher o tipo "Indicador", que oferece uma gama de ícones (verde, amarelo, vermelho, azul) para representar diferentes estados ou prioridades. Essa escolha permite que você identifique rapidamente atividades críticas ou que precisam de atenção especial.

Utilizando UDFs como Indicadores Visuais

Para atividades que precisam de atenção especial, o tipo "Indicador" é muito útil. Esses indicadores visuais permitem que a equipe de planejamento e execução tenha uma visão clara e rápida do status de cada atividade, sem precisar entrar em detalhes extensivos. Ao adicionar um campo de indicador:

1. Insira o campo na coluna da tabela de atividades para que ele seja exibido juntamente com as outras informações relevantes.
2. Escolha o ícone apropriado para cada atividade, como vermelho para atrasos, verde para concluído, amarelo para atividades que estão em risco e azul para atividades em andamento, mas sem problemas significativos.

Esse recurso facilita a visualização rápida de status críticos diretamente na lista de atividades, o que é especialmente útil durante reuniões de acompanhamento, onde o gestor precisa identificar rapidamente quais atividades exigem ações corretivas.

Criando um UDF para Justificativas

Além de indicadores visuais, você pode criar um campo de texto para justificar problemas ou atrasos nas atividades. Esse campo pode ser chamado de "Justificativa" e serve para documentar informações que expliquem por que uma determinada atividade não foi concluída conforme o planejado. Para isso:

1. Crie o campo "Justificativa" no menu de UDFs, garantindo que o nome seja claro e objetivo.
2. Escolha o tipo "Texto" para poder adicionar comentários explicativos que detalhem as razões para os desvios de cronograma.
3. Insira a coluna na tabela de atividades e preencha com detalhes sobre o motivo de atrasos ou outras observações importantes, como problemas logísticos, falhas técnicas ou falta de recursos.

Esse campo pode ser usado para registrar informações que serão compartilhadas com a equipe, ajudando todos a entender melhor o histórico e o contexto de cada atividade. Ter um registro claro das justificativas permite um aprendizado contínuo e a identificação de padrões de problemas que podem ser evitados em projetos futuros.

Preenchendo Campos em Massa com o Comando Fill Down

Para agilizar o preenchimento de UDFs em várias atividades, você pode usar o comando Fill Down. Esse comando é especialmente útil quando você precisa replicar uma informação em várias atividades que compartilham a mesma característica. Para usar o Fill Down:

1. Selecione a célula inicial com o dado desejado que será replicado.
2. Segure Shift e clique na última célula da coluna que deseja preencher, selecionando todas as células intermediárias.
3. Clique com o botão direito e escolha a opção Fill Down (ou use o atalho Ctrl+E).

Esse comando permite replicar rapidamente o valor de um campo para múltiplas atividades, economizando tempo em projetos grandes. Imagine que você tenha que atribuir o mesmo responsável a dezenas de atividades; em vez de preencher cada uma manualmente, o Fill Down facilita esse processo, garantindo eficiência e reduzindo a possibilidade de erros.

Além do Fill Down, uma alternativa interessante é usar o recurso de Global Change, que veremos em mais detalhes na próxima aula, para realizar mudanças em massa de forma automatizada, permitindo ainda mais flexibilidade na gestão do cronograma.

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