O Cronograma Ideal no Primavera P6: Um Guia Detalhado

Um cronograma bem elaborado é a espinha dorsal de qualquer projeto de sucesso. No Primavera P6, a capacidade de construir um cronograma que não apenas reflita a realidade do projeto, mas também atinja uma alta pontuação de qualidade, é crucial para a gestão eficaz. Este guia detalha um conjunto de regras essenciais para alcançar esse objetivo, garantindo que seu projeto seja robusto, fácil de analisar e otimizado para o acompanhamento.

As Regras Fundamentais para um Cronograma Ideal

A ideia central é que um cronograma pode ser "pontuado" com base em sua conformidade com as melhores práticas de planejamento. Ao seguir estas regras básicas desde o início, você garante que seu cronograma não só seja funcional, mas também de alta qualidade e pronto para auditorias e análises complexas. A pontuação reflete a aderência a padrões que promovem clareza, precisão e facilidade de manutenção.

Regra 1: Configuração Essencial do Primavera P6

A base de um bom cronograma começa com as configurações corretas do software.

Unidades de Duração: É fortemente recomendado utilizar duas casas decimais para as durações das atividades. Isso permite uma precisão maior no planejamento, especialmente para tarefas de curta duração, e facilita a visualização exata do tempo. Além disso, sempre mostre a unidade de medida (ex: h para horas, d para dias) para evitar ambiguidades e garantir que todos os usuários compreendam o contexto temporal.

Formato de Datas: O formato de data deve ser claro e legível, exibindo o mês por extenso (ex: "01 de Janeiro de 2025"). Isso melhora a compreensão visual e reduz a chance de erros de interpretação. A Data Date (data de corte do projeto), que representa o momento em que o status do projeto é avaliado, deve ser igual à Data de Início (Start Date) do projeto no momento da criação. Isso estabelece um ponto de partida limpo e consistente para o planejamento inicial.

Moeda Padrão: Defina a moeda padrão como dólar ($), mesmo que os valores financeiros sejam em Reais. Esta é uma prática comum em projetos internacionais e facilita a padronização, especialmente se o projeto tiver alguma interface com relatórios ou sistemas globais. Não utilize casas decimais para a moeda, para simplificar a visualização dos custos e evitar a necessidade de ajustes em relatórios.

Regra 2: Configuração do Status do Projeto

O status inicial do projeto é fundamental para indicar sua fase de desenvolvimento.

Status "What-if" (Em Simulação): Ao iniciar um novo cronograma, o status do projeto deve ser definido como "What-if". Este status indica que o cronograma ainda está em fase de planejamento e simulação, permitindo ajustes e otimizações sem afetar um projeto "real" ou "ativo". É uma forma de "rascunho" que protege a integridade dos dados de projetos em execução.

Regra 3: Estrutura da WBS (Work Breakdown Structure)

A WBS é a decomposição hierárquica do trabalho do projeto em componentes menores e mais gerenciáveis.
Níveis Consistentes: Sempre que possível, a WBS deve ter o mesmo número de níveis para todas as suas ramificações. Essa consistência visual facilita a leitura, a navegação e a compreensão da estrutura do projeto. Além disso, otimiza o uso do recurso "collapse to" (colapsar para), que permite visualizar o cronograma em diferentes níveis de detalhe.
Orientação por Entregas (PMBOK): É uma boa prática seguir as recomendações do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que sugere que a WBS seja baseada nas entregas (deliverables) do projeto, e não nas fases ou departamentos. Isso garante que cada componente da WBS represente um resultado tangível, facilitando o controle e a medição do progresso.
Elaboração Prévia no Excel: Recomenda-se elaborar a WBS no Excel antes de transferi-la para o Primavera P6. O Excel oferece maior flexibilidade para rascunhar, revisar e organizar a estrutura, permitindo que você refine a decomposição do trabalho antes de inseri-la no software, economizando tempo e evitando retrabalho.

Regra 4: Tipos de Atividade

A escolha do tipo de atividade impacta diretamente o comportamento do cronograma.

Task Dependent (Dependente de Tarefa): No início do projeto, utilize apenas o tipo de atividade "Task Dependent". Este tipo de atividade é o mais comum e flexível, pois sua duração é calculada com base nas relações de dependência com outras tarefas.
Evite Marcos e Atividades Não Críticas Inicialmente: Evite incluir marcos (milestones) ou atividades que não impactam diretamente o caminho crítico (ex: manutenção, gerenciamento) nas fases iniciais do planejamento. Essas atividades podem ser adicionadas posteriormente, uma vez que a lógica principal do cronograma esteja estabelecida. O foco inicial deve ser nas atividades que definem o fluxo de trabalho principal e as dependências críticas.

Regra 5: Numeração das Atividades (Activity ID)

A identificação única das atividades é crucial para a organização e a análise.

Padrão Sequencial: A numeração das atividades (Activity ID) deve seguir um padrão sequencial (ex: de 10 em 10, 20 em 20). Isso permite a inserção de novas tarefas entre as atividades existentes sem a necessidade de renumerar todo o cronograma, mantendo a ordem lógica e a clareza.
Identificação Significativa: Uma boa prática é criar uma identificação fácil no Activity ID que indique a origem ou o contexto da atividade. Por exemplo, utilizar "TPPP010" onde "TP" pode significar "Trabalhos Preliminares" e "PP" "Preparação de Terreno", em vez de um código genérico como "A1090" que não oferece nenhuma informação contextual. Isso melhora a legibilidade e a compreensão do cronograma.

Regra 6: Nomes das Atividades (Activity Name)

Nomes claros e padronizados facilitam a comunicação e a análise.

Verbos no Início: Para os nomes das atividades (Activity Name), uma boa prática é usar verbos no início (ex: "Definir escopo", "Realizar levantamento topográfico"). Isso indica claramente a ação a ser executada e mostra a preocupação do planejador com a clareza e a precisão.
Nomenclatura Padronizada: Uma nomenclatura padronizada para os nomes das atividades facilita enormemente o uso de filtros no software. Isso permite que você localize e agrupe atividades de forma eficiente para relatórios e análises específicas.

Planilha com nomes de atividades como modelo

Regra 7: Duração das Atividades

A duração das atividades afeta a precisão e a granularidade do cronograma.

Limitação de Duração: Evite durações de atividades acima de 21 dias. Atividades muito longas podem mascarar problemas e dificultar o acompanhamento do progresso. O ideal é manter a duração entre 1 e 21 dias.
Sem Casas Decimais: Nunca utilize casas decimais para a duração das atividades (ex: 2,5 dias). As durações devem ser números inteiros. Se uma tarefa for mais curta, divida-a em sub-tarefas ou ajuste a unidade de tempo (ex: use horas em vez de dias).

Primavera P6 - Activities. Original Duration

Regra 8: Tipos de Relacionamentos

Os relacionamentos definem a lógica do cronograma.

Finish to Start (Fim-Início): Utilize apenas o relacionamento "Finish to Start" (FS). Este é o tipo de relacionamento mais comum e direto, onde uma atividade sucessora só pode começar depois que sua predecessora for concluída. Evitar outros tipos (como Start to Start, Finish to Finish, Start to Finish) simplifica a análise do caminho crítico e reduz a complexidade do cronograma, tornando-o mais fácil de entender e manter.
Predecessoras e Sucessoras: Com exceção da primeira e da última atividade do projeto, cada atividade deve ter uma sucessora e uma predecessora. Isso garante que o cronograma tenha uma lógica de fluxo contínua e que todas as atividades estejam interligadas, permitindo um cálculo preciso do caminho crítico e das folgas.

Regra 9: Total Float (Folga Total)

A folga total indica a flexibilidade de uma atividade sem atrasar o projeto.

Minimizar Grandes Folgas: Sempre procure relacionar a atividade sucessora próxima à sua predecessora. Ou seja, analise a data de término da predecessora e identifique uma sucessora que possa começar logo em seguida. O objetivo é evitar folgas muito grandes no cronograma, pois folgas excessivas podem indicar uma lógica de planejamento fraca ou atividades desnecessariamente separadas. Um cronograma com folgas controladas é mais realista e fácil de gerenciar.

Regra 10: Calendário Padrão

O calendário define os dias e horários de trabalho do projeto.

Calendário Padrão: Utilize um calendário padrão de 8 horas por dia, de segunda a sexta-feira, para todas as atividades. Isso simplifica a gestão do tempo e garante consistência em todo o projeto.
Tipo "Project": O calendário deve ser do tipo "Project" (projeto), e não "Global". Um calendário do tipo "Project" é específico para o seu projeto, garantindo que alterações feitas em outros projetos no Primavera P6 não afetem o seu cronograma. Isso proporciona maior controle e isolamento.

Regra 11: Cálculo Padrão

As configurações de cálculo são cruciais para a precisão do cronograma.

Opção "Default" (Padrão): Para garantir um cálculo correto e consistente do cronograma, utilize a opção "Default" (padrão) nas configurações de cálculo. Isso restaura as configurações originais do Primavera P6 para o cálculo do cronograma, evitando comportamentos inesperados causados por personalizações que podem ter sido feitas anteriormente.

Regra 12: Peso e Valor Agregado (Earned Value)

A atribuição de peso é fundamental para o gerenciamento do valor agregado.

Peso Padrão em Atividades: Defina um peso padrão em todas as atividades (ex: utilizando um campo como "ponderador" ou "profis"). Este peso deve ser atribuído usando a opção "non-labor" (não-mão de obra).
Cálculo do Valor Agregado: A atribuição de um peso permite que se atribua um valor monetário a cada atividade, o que é essencial para calcular o valor agregado (earned value). O valor agregado é uma métrica crucial para o controle de custos e progresso do projeto, fornecendo uma visão clara do desempenho financeiro em relação ao trabalho realizado.

Regras Adicionais Recomendadas

Estas regras, embora não abordadas no vídeo original, são altamente recomendadas para otimizar ainda mais o seu cronograma.

Regra 13: Não Utilize Constraints (Restrições)

Restrições são datas fixas ou limites impostos a atividades.

Evitar no Início: Mesmo que pareça necessário, não é recomendado utilizar restrições (constraints) no primeiro momento do planejamento. Restrições como "Must Start On" (Deve Começar Em) ou "Finish On" (Terminar Em) podem mascarar a verdadeira lógica do cronograma e dificultar a identificação do caminho crítico.
Exceções e Último Caso: Restrições devem ser exceções e utilizadas somente em último caso, quando não houver outra forma de modelar uma exigência específica. Deixe para adicioná-las apenas no final do processo de planejamento, após toda a lógica de dependências ter sido estabelecida.

Regra 14: Não Utilize LAGs

LAGs são atrasos ou antecipações adicionados aos relacionamentos entre atividades.

Evitar Atrasos/Antecipações: LAGs representam atrasos ou antecipações (se forem negativados) entre atividades. Assim como as restrições, não é recomendado utilizá-los no início do planejamento. Atrasos e antecipações devem ser modelados através da criação de atividades específicas para esses intervalos, com suas próprias durações e recursos, o que torna o cronograma mais transparente e gerenciável.
Exceções e Último Caso: LAGs devem ser exceções e utilizados somente em último caso, quando a criação de uma atividade separada não for viável ou prática. Deixe para adicioná-los apenas no final do processo de planejamento.

Check Schedule Report (Primavera P6)

As versões mais recentes do Primavera P6 vêm com um recurso integrado chamado "Check Schedule Report". Este relatório é uma ferramenta valiosa para a análise da integridade do cronograma, identificando potenciais problemas e inconsistências que podem afetar a precisão e a confiabilidade do planejamento. Ele verifica diversos aspectos do cronograma, como:

Atividades sem predecessoras ou sucessoras: Exceto a primeira e a última atividade, todas as outras devem ter links lógicos.
Atividades com durações excessivas ou muito curtas: Alerta para atividades que fogem do padrão ideal.
Lógica aberta: Identifica atividades que não estão conectadas corretamente ao fluxo do projeto.
Restrições (Constraints) e LAGs excessivos: Sinaliza o uso de elementos que podem distorcer a lógica do cronograma.

A utilização regular deste relatório permite que os planejadores identifiquem e corrijam problemas proativamente, garantindo um cronograma mais robusto e aderente às melhores práticas.