No mundo dos projetos, o gerenciamento do tempo é um fator crítico para o sucesso. É importante garantir que o projeto esteja no caminho certo e dentro do prazo estabelecido. Um dos principais ferramentas utilizadas para isso é o cronograma, e o Oracle Primavera P6 é uma das ferramentas mais conhecidas e utilizadas para criação e análise de cronogramas. Neste artigo, vamos explorar como analisar um cronograma no Oracle Primavera P6 para garantir que ele seja preciso, confiável e de boa qualidade.

É importante destacar que esse assunto não se limita a somente o que você verá aqui.

Isso aqui é somente um resumo da análise que podemos fazer.

Finish

O campo "Finish" é usado para especificar a data final prevista para uma atividade em um projeto. Esta informação é usada para calcular o cronograma do projeto, identificar pontos de verificação e riscos e ajudar a garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo previsto. Além disso, o Finish pode ser usado para garantir que as atividades sejam planejadas e realizadas de maneira eficiente e que os recursos sejam alocados de forma adequada para atingir os objetivos do projeto.

O Finish é a data final de tendência do projeto é sem dúvida uma das mais importantes.

Deve-se comparar com a expectativa de término do cliente.

👀 Não confundir o Finish com o Must Finish By que é apenas uma restrição de término. Para entender mais sobre o Must Finish By, procure a lição sobre “Constraints – Restrições”.

At Completion Total Cost

O campo "At Completion Total Cost" (Custo Total na Conclusão) é usado para estimar o custo total de uma atividade ou projeto quando concluído. Este valor é calculado usando uma série de informações, incluindo horas planejadas, taxas horárias, quantidades de materiais e outros custos diretos e indiretos. O At Completion Total Cost permite aos gerentes de projetos visualizar o impacto financeiro de uma atividade ou projeto e garantir que eles possam controlar os custos e tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos. Além disso, o At Completion Total Cost pode ser usado para avaliar o desempenho financeiro de um projeto e identificar oportunidades de economia de custos.

At Completion Total Cost é a soma total de tudo. Obviamente, o valor total do projeto deverá estar dentro do orçamento do projeto, excluindo as verbas de contingências.

Expense Cost (despesas do projeto) +
Labor Cost (custo da mão de obra) +
Nonlabor (custo dos equipamentos) +
Material Cost (custo dos materiais)

Total Float

O campo "Total Float" (Folga Total) é usado para medir a quantidade de tempo adicional que uma atividade ou projeto pode sofrer sem afetar a data de conclusão prevista do projeto inteiro. Em outras palavras, o Total Float indica a margem de manobra ou folga de tempo de uma atividade em relação ao cronograma do projeto. Este valor é calculado com base na diferença entre a data final prevista e a data final mais cedo possível, considerando as dependências e as restrições de recursos. O Total Float permite aos gerentes de projetos ter uma compreensão mais precisa do cronograma do projeto e identificar pontos de risco, ajudando-os a tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos e ajustar o cronograma, se necessário.

Uma boa prática pouco utilizada é trabalhar desde o início com a coluna Total Float .

Uma rápida análise, podemos descobrir algumas falhas no planejamento do projeto.

Folgas acima de 30 dias não é uma boa prática.

Não existe um valor fixo. Cada um deverá identificar qual é o melhor valor.

Observe também a presença de folga negativa. Se isso estiver acontecendo, é pelo uso de restrições. Considere não utilizar restrições ou então utilizar restrições mais leves.

Activities Without Predecessor - Activities Without Successors

Os campos "Activities Without Predecessor" (Atividades sem Predecessora) e "Activities Without Successor" (Atividades sem Sucessora) são usados para identificar as atividades independentes em um projeto.

Uma atividade sem predecessora é uma atividade que não tem uma atividade anterior associada a ela e, portanto, pode ser iniciada assim que os recursos estiverem disponíveis. Por outro lado, uma atividade sem sucessora é uma atividade que não tem uma atividade posterior associada a ela e, portanto, não tem impacto nas atividades subsequentes.

Esses campos são úteis para identificar o fluxo de trabalho do projeto e garantir que as atividades estejam corretamente vinculadas umas às outras. Além disso, eles ajudam a identificar pontos de risco e garantir que todas as atividades estejam bem planejadas e coordenadas para garantir o sucesso do projeto.

Não é uma boa prática deixar as atividades sem relacionamento. Exceto a primeira e a última.

Log to File

O Log to file é uma funcionalidade do Oracle Primavera P6 que permite registrar informações de log em um arquivo de texto. Estas informações incluem atividades realizadas pelo usuário, eventos do sistema e outras mensagens importantes. O log to file é útil para acompanhar o progresso de tarefas, identificar problemas ou erros no sistema e solucionar problemas de suporte mais rapidamente. Além disso, também é uma ferramenta valiosa para a auditoria e rastreamento de alterações no sistema. Em resumo, o log to file ajuda a garantir a integridade dos dados e a resolução eficiente de problemas no Oracle Primavera P6.

O Log to file no Oracle Primavera P6 inclui as seguintes funcionalidades:

Gravação de informações de log: A funcionalidade permite registrar informações de log sobre as atividades do sistema, incluindo eventos realizados pelo usuário, mensagens de erro e outras mensagens importantes.
Monitoramento de atividades: O Log to file permite acompanhar o progresso de tarefas, identificar problemas e solucionar problemas de suporte de forma mais eficiente.
Auditoria: A funcionalidade é útil para a auditoria e rastreamento de alterações no sistema, ajudando a garantir a integridade dos dados.
Resolução de problemas: O log to file pode ser usado para solucionar problemas de suporte de forma mais eficiente, identificando rapidamente o problema e ajudando a resolvê-lo.
Configuração de detalhamento: O usuário pode configurar o nível de detalhamento do log, escolhendo qual informação será registrada no arquivo de log.
Armazenamento de arquivos de log: O arquivo de log é armazenado em um local específico, permitindo fácil acesso para consulta e análise.

Como utilizar o Log to file

Uma forma rápida de descobrir se o nosso projeto tem todas as atividades relacionadas, é utilizando o arquivo LOG que é gerado quando utilizamos o Schedule do projeto.

Schedule Loops Detected

"Schedule Loops Detected" é uma mensagem de erro no log do Oracle Primavera P6 que indica que há uma dependência cíclica (loop) entre as atividades do cronograma. Isso significa que duas ou mais atividades estão dependentes umas das outras de maneira a criar um loop infinito. Isto pode causar problemas no cálculo correto do cronograma e, portanto, é importante identificar e resolver esse problema. A correção envolve alterar as dependências entre as atividades para que o loop seja quebrado.

É bom analisar todo o arquivo LOG antes. Pode ser que ele aponde mais informações e até mesmo erros no cronograma como por exemplo erro de loop.

Critical Activities

O Critical Activities é uma funcionalidade do Oracle Primavera P6 que permite identificar e monitorar atividades-chave no log de projetos. Essas atividades são consideradas críticas porque têm impacto significativo na duração total do projeto e, portanto, são monitoradas de perto para garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos. A utilização do Critical Activities ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a tomar medidas preventivas para evitar atrasos e garantir o sucesso do projeto.

Recalculate Assignment Costs

O Recalculate Assignment Costs é uma funcionalidade do Oracle Primavera P6 que permite atualizar os custos de atribuição de recursos em projetos. Esta funcionalidade é útil quando há mudanças no horário de trabalho dos recursos, no custo por hora ou nas horas previstas para a realização de uma atividade, pois permite atualizar os custos correspondentes de forma automática e precisa. Isso ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a ter uma visão mais precisa dos custos totais do projeto e a tomar decisões informadas sobre como alocar recursos de forma mais eficiente. Além disso, o Recalculate Assignment Costs permite ajustar os custos de atribuição para refletir a realidade do projeto, garantindo uma previsão mais precisa do orçamento total.

Além do cálculo das datas ou agendamento das atividades. É bom fazer também o cálculo dos valores do projeto. Normalmente, quando efetuamos o cálculo Schedule, o Primavera atualiza também os valores. Porém, caso tenha mudanças ou alterações no valor Price/Units do recurso, será necessário recalcular os valores em: Tools, Recalculate Assignment Costs.

Calendar

O Calendar é uma funcionalidade do Oracle Primavera P6 que permite definir as datas de trabalho e de não trabalho para um projeto. Isso é importante para garantir que as atividades sejam planejadas e executadas dentro do cronograma estabelecido. O Calendar permite criar calendários padrão, que podem ser aplicados a vários projetos, ou calendários personalizados, que são específicos para um projeto específico. Além disso, o Calendar permite excluir datas específicas para determinar períodos de não trabalho, como feriados ou férias, e também permite especificar horários de trabalho para cada dia da semana. A utilização do Calendar ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a planejar de forma mais precisa e eficiente a alocação de recursos, a monitorar o progresso do projeto e a identificar possíveis atrasos.

É muito comum iniciarmos o planejamento do projeto sem dar a devida atenção ao calendário. É muito frustrante descobrir depois do projeto iniciado que não foi dado a devida atenção aos calendários das atividades.

Erros comuns encontrados nos calendários das atividades:

Não utilização de feriados (nacionais, estaduais e municipais).
Dias e horários de trabalhos diferentes do utilizado pela empresa. Exemplo: no calendário está segunda a sexta de 8:00h às 17:00h e o projeto trabalha de segunda a sábado de 7:00h às 16:00h com 1 hora de almoço.

Atividades que utilizarão um calendário diferentes das demais como por exemplo atividades que terão dois turnos.

💣 No Primavera, não existe o calendário do projeto. Somente calendário das atividades. Porém, todas as atividades podem utilizar o mesmo calendário. Qualquer alteração nesse calendário irá afetar todas as atividades.

Milestones

Os Milestones são uma funcionalidade do Oracle Primavera P6 que marcam pontos importantes no cronograma de um projeto. Eles são usados para identificar as entregas significativas de um projeto, tais como a conclusão de uma fase ou o lançamento de um produto. Os Milestones ajudam a equipe de gerenciamento de projetos a monitorar o progresso do projeto e a garantir que as entregas importantes sejam concluídas de acordo com o cronograma. Além disso, os Milestones são úteis para comunicar o progresso do projeto para stakeholders externos, como investidores ou clientes, pois oferecem uma visão geral e clara do status do projeto. A utilização de Milestones ajuda a equipe de gerenciamento de projetos a manter o foco no objetivo final do projeto e a garantir o sucesso da entrega.

Aqui estão alguns exemplos de milestones que podem ser usados em um projeto, incluindo se são Start Milestones ou Finish Milestones:

- Conclusão da fase de concepção (Finish Milestone): marca o fim da fase de planejamento inicial e o início da fase de implementação.

- Lançamento do produto (Finish Milestone): marca a conclusão do desenvolvimento e a disponibilidade do produto para o público.

- Conclusão da fase de testes (Finish Milestone): marca o fim da fase de verificação de qualidade e o início da fase de lançamento.

- Aprovação do regulamento (Finish Milestone): marca a conclusão da fase de regulamentação e o início da fase de produção em massa.

- Início da fase de instalação (Start Milestone): marca o início da fase de implementação no local.

- Conclusão do projeto (Finish Milestone): marca a conclusão de todas as atividades e entregas do projeto e o fim do cronograma.

Verifique com a equipe de trabalho se todos os milestones estão corretamente identificados e se todos estão cientes das entregas e metas de cada um.

WBS

Nunca é tarde demais para dizer. Um dos pontos mais importantes em um cronograma é a WBS. Existem empresas especializadas em desenvolver somente a WBS de projetos.

Para quem conhece o PMBOK sabe que a WBS são as entregas do projeto.

Algumas empresas de grande porte com a Vale e Petrobras, podem exigir, via contrato, que as empresas do seu projeto utilizem um procedimento específico para WBS. Verifique se esse é o seu caso.

Level Resources

O recurso "Level Resources" no P6 Oracle Primavera é usado para atribuir recursos a tarefas individuais ou a grupos de tarefas com o objetivo de melhorar a precisão da previsão de horas necessárias para concluir a tarefa. Isso permite aos gerentes de projeto ter uma visão mais clara da alocação de recursos e das horas de trabalho necessárias para concluir tarefas específicas. Além disso, permite uma análise mais detalhada das necessidades de recursos e das suposições subjacentes à previsão de horas.

Uma boa prática também seria nivelar os recursos antes de criar a linha de base. Isso vai ajudar a ter uma melhor distribuição dos esforços do projeto podendo trazer até mesmo uma economia no valor final do projeto.

Por padrão, o Primavera sempre programa as atividades pela data mais cedo. Porém, através da ferramenta de nivelamento de recursos, podemos descobrir onde temos superalocação de recursos, alterar alguns relacionamentos e melhorar essa distribuição.

Um bom projeto com recursos nivelados, terá um gráfico parecido com uma pirâmide onde podemos observar o projeto crescendo, atingindo o seu pico e depois vai diminuindo os esforços conforme se aproximando do seu final.

Essas são somente algumas dicas que separei, mas existem várias outras que podem ser utilizadas. Verifique se na sua empresa, existe algum procedimento interno com mais informações.

Por exemplo, eu já vi empresas;

Proibindo o uso de LAGs negativos ou positivos de valores elevados.
Utilizar restrições somente com autorizações.
Proibindo relacionamentos do tipo Start to Finish (ST).
Recomendando o tipo correto de activides. Por exemplo, atividades do tipo “Manutenção do Canteiro” não devem nunca entrar no caminho crítico, por isso, elas devem ser do tipo “Level Of Effort”.
Linha de base inicial não devem ter avanços.

Sumarização

Por último, execute o comando de sumarização do cronograma que nada mais é que uma atualização das tabelas internas do banco de dados do projeto em Tools, Summarize, Open Projects.

💣 Evite utilizar a opção Tools, Summarize, All Projects. Principalmente se você tiver no seu Primavera diversos projetos. Dependendo do caso, esse comando poderá levar horas em execução e não poderá ser executado em segundo plano.

Mais Sobre Isso

Sérgio Magalhães

WhatsApp (21)9.9605.6658

www.academiadoplanejamento.com.br