🎓 Aula 09 - Executar o Projeto - Recomendações Iniciais

 

3.0 EXECUTAR O PROJETO

Parabéns por ter chegado à etapa de execução do seu projeto! Essa é uma das etapas mais cruciais, pois é nela que o projeto começa a tomar forma e se tornar uma realidade. Para garantir um bom acompanhamento do projeto, é necessário revisar todo o planejamento e conferir cada etapa para ter certeza de que tudo está bem alinhado com a equipe.

Para isso, você pode utilizar seu plano de comunicação, que deve estar bem estruturado e ser claro e objetivo. Isso garantirá que todos os membros da equipe estejam cientes das atividades que precisam ser realizadas e dos prazos estabelecidos.

Se você estiver utilizando algum software para gerenciar o seu projeto, como o MS Project ou o Primavera P6, certifique-se de que estejam sendo utilizadas as melhores práticas de gerenciamento de cronogramas. Isso garantirá que o cronograma esteja preciso e atualizado, e que você possa fazer ajustes quando necessário.

3.1 RECOMENDAÇÕES ANTES DE INICIAR A EXECUÇÃO

Para ajudá-lo nessa fase de execução, vamos criar uma lista de recomendações importantes antes de iniciar a execução do seu projeto:

3.1.1 Analisar o cronograma do projeto

O cronograma do projeto é uma das principais ferramentas para acompanhar o seu andamento. Um cronograma bem elaborado garante um controle eficiente e fácil de gerenciar. 

A seguir, apresentamos algumas dicas valiosas de especialistas sobre o assunto:

1 - Verifique se todas as atividades e entregáveis (WBS) foram claramente definidos, aprovados e identificados no cronograma do projeto.

Os entregáveis na WBS são importantes porque ajudam a garantir que o trabalho do projeto esteja claramente definido e que todos os membros da equipe estejam alinhados em relação às expectativas.

Verifique os entregáveis na WBS do cronograma

2 - Verifique se as datas de início e término do projeto assim como todos os marcos, metas e valor total do projeto estão conforme as diretrizes do projeto.

3 - Estimar a duração das atividades: É preciso estimar a duração de cada atividade, levando em consideração fatores como complexidade, recursos disponíveis e a experiência da equipe. Evite utilizar durações muito grandes.

Dica: Limite as durações em suas durações de atividades em 30 dias.

Datas de início e término dos entegráveis, marcos e atividades e suas durações.

4 - Sequenciar as atividades: As atividades precisam ser sequenciadas de forma lógica e coerente, levando em consideração as dependências entre elas.

Dica: Dê preferência para relacionamentos Finish – Start sempre, quando não puder, utilize Start – Start ou Finish – Finish. Nunca utilize Start – Finish.

 5 - Atrasos e Antecipações: Em projetos complexos, pode ser necessário utilizar a técnica de antecipação (LAG ou LATÊNCIA) entre as atividades relacionadas. No entanto, é recomendável evitar o uso de atrasos e antecipações sempre que possível. Algumas empresas até proíbem essa prática, mas se for imprescindível, é importante utilizar o menor número de dias possível para a antecipação ou atraso.

Dica: Recomenda-se que, ao elaborar o cronograma do projeto, sejam consideradas as dependências entre as atividades para que atrasos e antecipações possam ser evitados ou minimizados. Em caso de necessidade de uso dessas técnicas, deve-se fazê-lo com cautela, de forma a não comprometer a qualidade e o prazo do projeto.

 Tipos de relacionamentos (relationship) e atrasos ou antecipações (LAGs) 

6 – Restrições: As restrições são consideradas como interferências na lógica do cronograma. Para que um bom cronograma funcione adequadamente, é necessário que aja a menor interferência possível em sua lógica, porém, pode acontecer de ser necessário uma mudança em algumas datas de início ou término de uma atividade. Quase sempre devido a uma necessidade externa ao projeto como por exemplo uma data prevista de entrega de uma licença da prefeitura.

Dica: Existem vários tipos diferentes de restrições, cada uma delas com objetivos diferentes. Caso seja realmente necessário utilizar uma restrição, utilize aquela em aja uma menor interferência possível. Normalmente elas são do tipo “Não iniciar antes de“ ou “Não terminar antes de”.

Se for realmente necessário usar uma restrição, então utilize a menos prejudicial ao cronograma.

 7 – Anotações: Um bom planejador, sabe que a utilização de atrasos, antecipações, restrições e relacionamentos não recomendados podem deixar dúvidas a quem estiver analisando o seu cronograma.

Dica: Faça anotações na própria atividade sobre qualquer utilização de práticas não recomendadas. Elas ajudam a entender melhor o cronograma e fornece uma maior credibilidade a quem estiver analisando o seu cronograma.

As anotações nos cronogramas melhoram a confiabilidade nele para quem o analisa.

 

8 - Alocar recursos: É necessário alocar os recursos necessários para cada atividade, como pessoas, materiais e equipamentos, levando em consideração a disponibilidade de cada um.

Dica: Verifique se todas as atividades possuem algum tipo de recurso ou esforço que forneçam um peso para a execução da atividade. 

Alocação de recursos nas atividades

 

9 - Folga entre as atividades: Verifique se a folga entre as atividades, folgas grandes ou folga negativas não é um bom sinal.

Dica: Evite folgas negativas e folgas acima de 30 dias.

É altamente recomendável fazer o acompanhamento das folgas no cronograma

 

10 - Caminho crítico: Deixe bem evidenciado quais são as atividades críticas. Utilize o seu plano de comunicação para todos estejam cientes sobre essas atividades.

Dica: Crie relatórios com atividades críticas, mas também atividades quase críticas, ou seja, atividades que estão prestes a entrar no caminho crítico.

Identificação do caminho crítico pelo gráfico de Gantt

 

11 - Calendário: Trabalhar no melhor calendário para as atividades do cronograma é uma excelente prática que nem todos conseguem manter.

Dica: Utilize os calendários das atividades para deixar as previsões delas mais próximo da realidade. Inclua as previsões de paralizações de chuva, perigo de raios, distâncias das atividades.

Verifique se todas as atividades possuem o calendário correto.

 12 - Nivelamento de Recursos: O nivelamento de recursos é um processo utilizado em gerenciamento de projetos para equilibrar a carga de trabalho atribuída aos recursos do projeto, evitando sobrecarga ou subutilização desses recursos em qualquer ponto do projeto. O objetivo é distribuir o trabalho de maneira uniforme ao longo do projeto para otimizar o uso dos recursos e reduzir o risco de atrasos ou falhas. O processo envolve a identificação de conflitos de recursos no cronograma do projeto e a reprogramação de atividades para resolver esses conflitos, ajustando a ordem das atividades ou atribuindo recursos adicionais, se necessário. O nivelamento de recursos ajuda a garantir que o projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento, mantendo uma distribuição uniforme de trabalho para os recursos envolvidos.

Dica: O nivelamento de recursos não deverá ocorrer somente no planejamento das atividades, ele poderá ser realizado a qualquer momento sem prejuízo ao cronograma uma vez que o nivelamento não sobrepõe aos relacionamentos. Nas opções de cálculo do Primavera, marque "Level resources during scheduling". Assim, toda vez que for efetuado o cálculo do cronograma com o “Schedule”, o nivelamento será executado junto.

Neste exemplo, a quantida de ajudantes (16h/d = 2 ajudantes) está mal dimensionada. 

13 - Outras configurações: Dependendo do software utilizado, outras configurações poderão ser necessárias, por exemplo. O Primavera P6 permite criar diversos tipos de atividades (Activity Type) para diversas situações diferentes, assim como o tipo de duração (Duration Type) e o tipo de avanço das atividades (Percent Complete Type). Todos esses ajustes precisam ser definidos neste momento.

Últimos ajustes no cronograma 

14 - Linha de Base: A utilização de linhas de base (ou base line) como referência é altamente recomendada e sua aprovação deverá ser ampla com a participação de todos, divulgada e documentada.

Dica: Uma boa linha de base não possui qualquer avanço e deverá ser guardada com muito cuidado. Certifique-se que todos estejam cientes e deve-se evitar o máximo, criar mais linhas de base. Porém, se for o caso, deixe tudo anotado e registrado de preferência no próprio aplicativo que estiver utilizando.

Criação de uma linha de base no Primavera P6

Essas são apenas algumas recomendações que sugerimos ANTES de iniciar a execução do seu projeto. Existem várias outras que as empresas adotam, mas procurei dar uma ênfase maior no cronograma do projeto.

Em conclusão, o planejamento do cronograma é uma das atividades mais importantes do gerenciamento de projetos, pois permite uma visão clara e precisa do andamento do projeto. Ao seguir as recomendações do PMBOK, como identificar todas as atividades necessárias, estimar a duração de cada atividade, sequenciá-las de forma lógica e coerente, alocar os recursos necessários, identificar o caminho crítico e analisar a folga, é possível elaborar um cronograma bem estruturado e preciso.

Além disso, deve-se evitar o uso de atrasos e antecipações sempre que possível, pois essa prática pode comprometer a qualidade e o prazo do projeto. Se for necessário utilizá-las, deve-se fazê-lo com cautela e utilizando o menor número de dias possível.

Em suma, um cronograma bem elaborado é essencial para o sucesso do projeto, pois permite um controle eficiente e uma melhor gestão dos recursos disponíveis. Portanto, é importante dedicar tempo e atenção ao planejamento do cronograma para garantir o sucesso do projeto.

Sérgio Magalhães

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