🔥 Aula 20 - Identificação de Riscos em Projetos: Técnicas e Boas Práticas

 

Olá, na aula de hoje vamos falar sobre a importância de realizar o levantamento dos riscos ao orçamento e ao cronograma do projeto na gestão de riscos e como utilizar as dicas do PMBOK para isso.

Antes de começarmos, é importante entender que a gestão de riscos é um processo contínuo e deve ser realizado desde o início do projeto até sua conclusão. O objetivo da gestão de riscos é identificar, avaliar e gerenciar os riscos que podem afetar o projeto, e assim minimizar seus impactos negativos.

Um dos aspectos importantes na gestão de riscos é o levantamento dos riscos que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto. Isso é importante porque esses dois elementos são críticos para o sucesso do projeto e, se forem afetados, podem resultar em atrasos, aumento de custos e, em casos extremos, no fracasso do projeto.

Para realizar o levantamento dos riscos ao orçamento e ao cronograma do projeto, uma boa prática é seguir as dicas do PMBOK. Aqui estão algumas das principais dicas para realizar o levantamento de riscos ao orçamento e ao cronograma do projeto:

1 - Revisão de documentos: A revisão de documentos, como planos de projeto, orçamentos, relatórios financeiros e outros documentos relacionados ao projeto, pode ajudar a identificar possíveis riscos ao orçamento e ao cronograma.

Exemplos:

- Revisão do plano de projeto: pode ajudar a identificar riscos relacionados a atividades críticas, recursos insuficientes, escopo mal definido, falta de conhecimento técnico, entre outros. Por exemplo, se a revisão do plano de projeto mostrar que uma atividade crítica não tem recursos suficientes alocados, isso pode ser um risco para o cronograma do projeto, já que o atraso nessa atividade pode atrasar todo o projeto.

- Revisão do orçamento: pode ajudar a identificar riscos financeiros, como custos mais altos do que o previsto ou subestimação dos custos. Por exemplo, se a revisão do orçamento mostrar que o custo previsto para um determinado componente do projeto está abaixo do mercado, isso pode ser um risco para o orçamento, já que pode haver aumentos de preços ou variações cambiais que afetem o custo real.

- Revisão de relatórios de progresso: pode ajudar a identificar riscos relacionados a atrasos em atividades, falta de recursos, problemas de qualidade, entre outros. Por exemplo, se o relatório de progresso mostrar que uma atividade está atrasada em relação ao cronograma, isso pode ser um risco para o cronograma geral do projeto.

- Revisão de registros de problemas: pode ajudar a identificar riscos relacionados a problemas que surgiram durante o projeto ou em projetos similares no passado. Por exemplo, se a revisão de registros de problemas mostrar que um determinado problema ocorreu em projetos similares, isso pode ser um risco para o projeto atual, já que o mesmo problema pode ocorrer novamente.

2 - Análise SWOT: A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) pode ajudar a identificar os pontos fortes e fracos do projeto e as possíveis ameaças e oportunidades que podem afetar o orçamento e o cronograma.

Exemplos:

- Pontos fortes (Strengths): identificar pontos fortes do projeto pode ajudar a identificar oportunidades para maximizar o orçamento e acelerar o cronograma. Por exemplo, se a análise SWOT mostrar que a equipe tem experiência com tecnologias similares, isso pode ser um ponto forte que pode ajudar a evitar riscos técnicos e acelerar o cronograma do projeto.

- Pontos fracos (Weaknesses): identificar pontos fracos do projeto pode ajudar a identificar riscos que podem afetar o orçamento e o cronograma. Por exemplo, se a análise SWOT mostrar que a equipe não tem experiência com uma determinada tecnologia, isso pode ser um ponto fraco que pode aumentar o risco de atrasos no cronograma e de estourar o orçamento.

- Oportunidades (Opportunities): identificar oportunidades pode ajudar a identificar maneiras de maximizar o orçamento e acelerar o cronograma. Por exemplo, se a análise SWOT mostrar que há uma oportunidade para a equipe de utilizar uma tecnologia emergente, isso pode ser uma oportunidade que pode ajudar a reduzir custos e acelerar o cronograma.

- Ameaças (Threats): identificar ameaças pode ajudar a identificar riscos que podem afetar o orçamento e o cronograma. Por exemplo, se a análise SWOT mostrar que há uma ameaça de variação cambial, isso pode ser uma ameaça que pode afetar o orçamento do projeto e aumentar o risco de estourar o orçamento.

3 - Brainstorming: O brainstorming é uma técnica de grupo que pode ser utilizada para gerar ideias e sugestões de possíveis riscos que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto.

Exemplos:

- Sessão de brainstorming com a equipe: pode ajudar a identificar riscos relacionados à disponibilidade de recursos, competências técnicas, restrições de orçamento e cronograma, entre outros. Por exemplo, durante uma sessão de brainstorming, a equipe pode identificar o risco de atrasos no cronograma devido a problemas com fornecedores, falta de pessoal ou falhas em algum componente crítico.

- Sessão de brainstorming com stakeholders: pode ajudar a identificar riscos relacionados a expectativas não atendidas, mudanças de requisitos, restrições de orçamento e cronograma, entre outros. Por exemplo, durante uma sessão de brainstorming com stakeholders, pode-se identificar o risco de que o orçamento do projeto não seja suficiente para cobrir todos os requisitos exigidos pelos stakeholders.

- Sessão de brainstorming com especialistas: pode ajudar a identificar riscos relacionados a conhecimentos técnicos, como falhas potenciais em um componente crítico ou em uma tecnologia nova. Por exemplo, durante uma sessão de brainstorming com especialistas, pode-se identificar o risco de que uma nova tecnologia utilizada no projeto não tenha sido testada o suficiente e possa falhar durante a execução do projeto.

- Sessão de brainstorming com gerentes de projeto anteriores: pode ajudar a identificar riscos relacionados a experiências passadas e melhores práticas de gerenciamento de projeto. Por exemplo, durante uma sessão de brainstorming com gerentes de projeto anteriores, pode-se identificar o risco de que a equipe atual do projeto esteja subestimando o tempo necessário para completar determinadas tarefas, o que pode levar a atrasos no cronograma.

4 - Análise de causa e efeito: A análise de causa e efeito, também conhecida como diagrama de Ishikawa ou diagrama de espinha de peixe, é uma técnica que ajuda a identificar as possíveis causas de um problema. Essa técnica pode ser utilizada para identificar os riscos subjacentes que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto.

Exemplos:

- Diagrama de Ishikawa para identificar possíveis causas de atrasos no cronograma: nesse caso, o diagrama de Ishikawa pode ser usado para identificar as possíveis causas de atrasos no cronograma do projeto, como falta de recursos, mudanças nos requisitos, problemas com fornecedores, entre outros.

- Diagrama de Ishikawa para identificar possíveis causas de estouro do orçamento: nesse caso, o diagrama de Ishikawa pode ser usado para identificar as possíveis causas de estouro do orçamento do projeto, como aumento dos preços dos materiais, imprevistos durante a execução do projeto, variações cambiais, entre outros.

- Diagrama de Ishikawa para identificar possíveis causas de problemas de qualidade: nesse caso, o diagrama de Ishikawa pode ser usado para identificar as possíveis causas de problemas de qualidade que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto, como problemas de comunicação entre a equipe, falta de treinamento adequado, problemas com equipamentos, entre outros.

5 - Análise de dados históricos: A análise de dados históricos envolve a revisão de projetos anteriores para identificar padrões e tendências que possam ser aplicados ao projeto atual. Isso ajuda a identificar possíveis riscos que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto.

Exemplos:

- Revisão de projetos anteriores para identificar riscos comuns: nesse caso, a análise de dados históricos pode ser usada para revisar projetos anteriores e identificar riscos comuns que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto atual. Por exemplo, se projetos anteriores na mesma área ou setor frequentemente enfrentaram atrasos devido a problemas com fornecedores, isso pode ser um sinal de que o mesmo risco pode afetar o projeto atual.

- Análise de desvios orçamentários em projetos anteriores: a análise de dados históricos também pode ser usada para identificar padrões de desvios orçamentários em projetos anteriores. Isso pode ajudar a identificar riscos que podem afetar o orçamento do projeto atual. Por exemplo, se projetos anteriores frequentemente estouraram o orçamento devido a mudanças nos requisitos, isso pode ser um sinal de que o mesmo risco pode afetar o projeto atual.

- Análise de atrasos em projetos anteriores: a análise de dados históricos também pode ser usada para identificar padrões de atrasos em projetos anteriores. Isso pode ajudar a identificar riscos que podem afetar o cronograma do projeto atual. Por exemplo, se projetos anteriores frequentemente sofreram atrasos devido a problemas com a equipe de projeto, isso pode ser um sinal de que o mesmo risco pode afetar o projeto atual.

Nesta aula, aprendemos sobre a importância de fazer um levantamento de riscos ao orçamento e ao cronograma de um projeto e como a gestão de riscos é uma etapa crucial para garantir o sucesso do projeto. Vimos que existem várias técnicas que podem ser utilizadas para identificar esses riscos, como a análise SWOT, o brainstorming, a análise de causa e efeito, entre outras.

Destacamos a importância da análise de dados históricos, que pode ser uma ferramenta valiosa para identificar padrões e tendências em projetos anteriores, e ajudar a prever possíveis riscos que podem afetar o orçamento e o cronograma do projeto atual.

É importante lembrar que, ao identificar os riscos, é preciso criar um plano de ação para lidar com eles, definindo estratégias de contingência e mitigação, e monitorar continuamente o projeto para identificar novos riscos e ajustar o plano de gestão de riscos conforme necessário.

A gestão de riscos é um processo contínuo e essencial para garantir que o projeto seja entregue dentro do prazo e orçamento definidos, e com os resultados esperados. Por isso, é importante que a equipe de gestão de projetos esteja sempre atualizada e capacitada para aplicar as técnicas de gestão de riscos de forma eficaz.

Sérgio Magalhães